Verwaltung von Verträgen CONTRACT

Vertragsdatenerfassung
Laufzeiten, Kündigungsregeln und Fristen

Mit der Vertragsakte des Moduls CONTRACT können Sie sämtliche Vertragsdaten, Laufzeiten und Kündigungsfristen erfassen. Durch das integrierte Benachrichtigungssystem werden Sie über Ablauf-, Verlängerungs- oder Kündigungszeitpunkte informiert. Zusätzlich verfügt die Vertragsakte über eine eigene Dokumentenablage, eine Beteiligtenstruktur und über verschiedene Eingabefelder rund um die Vertragserfassung.

Hinterlegen von eigenen unternehmensrelevanten Vertragsarten
Benachrichtigung bei Vertragsablauf, Verlängerung oder Kündigung
automatische Berechnung des frühesten Vertragsendes und Kündigungszeitpunktes
Angabe von speziellen Vereinbarungen, Instruktionen und Bestimmungen zum Vertrag
Angabe des aktuellen Status des Vertrags sowie eines freien Statustextes
Erfassung von finanziellen Informationen, wie einmaligen und laufenden Ein- und Ausgaben
Verwaltung von Haupt- und Unterakten sowie Gruppierung der Verträge

Bild: Vertragsakte mit dem Bereich der Vertragsdatenerfassung

Vertragserstellung
Vorlagen, DMS, Versionierung

Für die Vertragserstellung können Sie eigene Standardverträge oder den Rumpf eines individuellen Vertrags hinterlegen. Dabei werden die Vertragsdaten der Vertragsakte in die jeweilige Vertragsvorlage übernommen. Durch die Versionierungsfunktion und die Speicherung der vertragsrelevanten Korrespondenz entsteht eine komplette Vertragshistorie innerhalb der Vertragsakte. So können Sie schnell und einfach die Entwicklung eines Vertrags verfolgen und übersichtlich nachvollziehen.

Aufrufen von Vertragsvorlagen und Übernahme von Vertragsdaten aus der Akte
detailliertes Dokumentmanagementsystem für die Abbildung der Vertragshistorie
Speicherung der Korrespondenz, wie E-Mails, Dokumente und Bilder via Drag & Drop
automatische Versionierung und Vorgängerspeicherung von Vertragsentwürfen
Erstellung von Verweisen zwischen Dokumenten aus anderen Vertragsakten
Verknüpfung von Wiedervorlagen mit Dokumenten oder Verträgen
Schützen von Dokumenten und finalen Verträgen
Hervorhebung des aktuellen Vertrags mit Anzeige auf der Übersichtseite der Akte

Vertragsrecherche
Auswertung, Suche und Controlling

Sie haben jederzeit die Kontrolle über Ihre Verträge und somit über alle wichtigen Änderungen. Mit Hilfe unserer Auswertungen, Suchen und Benachrichtigungssysteme können Sie schneller und effizienter auf Ereignisse reagieren, die über das Weiterführen oder Beenden eines Vertrags entscheiden.

einfache oder detaillierte Auswertungsmöglichkeiten
Suche nach Dokumentinformationen oder Vertragsdaten
spezieller Vertragshandaktenbogen als Deckblatt für die Papierakte vorhanden
Listen- und Auswertungen ausdruckbar und exportierbar (nach Excel oder Access)
automatische E-Mail-Benachrichtigung bei z.B. Vertragsablauf für alle Beteiligten