Grundfunktionen der Aktenverwaltung CLIENT-MATTER

Aktenverwaltung
Vorgangsakte, gerichtliche Datenerfassung, Beteiligte

LECARE ist ein aktenbezogenes System. Optisch wirkt eine elektronische Akte wie eine Papierakte. Sie blättern Reiter für Reiter durch die Akte und sind mit einem Klick in dem jeweiligen Bereich (z.B. Fristen, Beteiligte, Dokumente, Kosteneinträge, Forderungskonto).

Kategorisierung der Vorgangsakte nach kundenspezifischen Tätigkeitsbereichen
Anzeige der Beteiligten mit Adressdaten, Kommunikationsdaten etc.
Angabe zum Abschluss der Sache für statistische Auswertungen
Zuweisung der Akte zu benutzerdefinierten Aktengruppen
Strukturierung des Aktenbestands durch Haupt- und Unterakten
Anzeige aller Dokumente, Posteingänge und E-Mails der Akte
Abbildung aller gerichtlichen Instanzen mit autom. Gerichtsermittlung
Berechnung des Prozesskostenrisikos für Zivil- und Sozialgerichtsbarkeiten
Durchführung einer Risikobewertung und Rückstellungsanalyse nach dem RVG

Bild: LECARE Anwendung mit geöffneter Vorgangsakte

Fristenverwaltung
Termine, Fristen und Wiedervorlagen

Sie können für jede einzelne Akte Wiedervorlagen und Fristen erzeugen. Wiedervorlagen sind Erinnerungen mit oder ohne Anmerkungen, die für einen oder mehrere Sachbearbeiter bestimmt sind und Auskunft über den aktuellen Sachstand der Akte geben bzw. das weitere Vorgehen aufzeigen sollen.

Anlage von Wiedervorlagen, Fristen und Terminen direkt zur Akte
Anzeige aller Elemente auf der Startseite oder in einer separaten Übersicht
integrierte Kalenderübersicht für die Termindarstellung
Anzeige der Elemente pro Akte, pro Sachbearbeiter oder pro Kategorie
Erstellen von Gruppenterminen und Gruppenwiedervorlagen
E-Mail-Erinnerung für auslaufende Wiedervorlagen
Verknüpfung von Dokumenten mit Wiedervorlagen
automatische Fristberechnung für bestimmte Fristenarten
Export und Druck aller Frist- und Wiedervorlagelisten

Bild: Verwaltung der Wiedervorlagen,Termine und Fristen in einer Listenübersicht

Dokumentmanagementsystem
Ablage, Recherche, Archivierung

Jede Akte hat ihre eigene Dokumentenablage. In der sogenannten Vita (das Leben der Akte) können sämtliche Schreiben aller gängigen Formate gespeichert werden. Verschiedene Dokumenten-Typen bis hin zu E-Mails und Bilddateien können in der Vita abgelegt und jederzeit wieder aufgerufen werden. Durch das einfache Drag & Drop-Prinzip ist das Einfügen von Dokumenten in die Vita sowie das Exportieren ein Kinderspiel.

Speicherung der Dokumente und E-Mails mit Drag & Drop (Kopieren und Einfügen)
alle aktuellen Formate werden unterstützt
Speicherung des Dokumentendatums (z.B. Empfangsdatum der E-Mail)
gespeichert wird u.a.: Ersteller, Erstellungsdatum, Bearbeiter, Bearbeitungsdatum etc.
Hinzufügen einer individuellen Anmerkung zu jedem Eintrag möglich
Hinzufügen von Einträgen ohne Dokument möglich (z.B. Telefonnotiz)
Zuordnung der Korrespondenz in eine feste oder individuelle Ordnerstruktur
kompletter Export der Vita möglich (druckbare Vitaliste)
Versionierung, Speicherung der Vorgängerversionen, Kopie speichern
Suche nach Einträgen pro Akte oder pro Aktenbestand (inkl. Dokumentenvorschau)

Bild: Speicherung von Dokumenten zur Akte + Dokumentenübersicht in der Akte

Textvorlagen
Textmenü, Musterverträge, Serienbriefe

Mit dem Textmanager können Sie individuelle Textvorlagen im System hinterlegen. Beim Aufrufen dieser Vorlagen werden die spezifischen Akteninformationen automatisch in das jeweilige Dokument eingefügt. Nach der Erstellung können Sie das Schreiben mit ein paar Klicks sofort zur Akte speichern und es steht jedem Sachbearbeiter zur Verfügung.

Hinterlegen eigener Musterschreiben, Verträge und Serienbriefe
Übertragen sämtlicher Akteninformationen in ein Musterschreiben
einfache Bearbeitung vorhandener Musterschreiben mit unserem Textmanager
alle Funktionen von MS Word sind im Musterschreiben anwendbar
umfangreicher Initialtextbestand (z.B. Gerichtsschreiben, ZV, Rechnungen)

Bild: Vorhandene Vorlagen nutzen oder eigene Vorlagen hinzufügen

Reporting Tools
Listen, Auswertungen, Statistiken

Von der kleinen Suche bis zur individuellen Auswertung sämtlicher Daten ist in LECARE alles möglich. Wir liefern vorgefertigte Auswertungslisten zu allen gängigen Bereichen, erstellen für Sie aber auch individuelle Listen nach Ihren Vorgaben.

alle Listen können vom Benutzer frei konfiguriert werden (Spaltenanzahl, -breite etc.)
alle gängigen Listen lassen sich ausdrucken und nach Access oder Excel exportieren
alle Auswertungen orientieren sich an der Berechtigungsfreigabe des Benutzers
alle gängigen Listen lassen sich pro Spalte nach Schlagworten filtern
abrufbares Akten- und Prozessregister
Statistiken zu laufenden, hinzugekommenen und abgeschlossenen Verfahren
Handaktenbogen für Vorgangs-, Vertrags- und Markenakten

Bild: Suche und Auswertung nach eigenen Kriterien

Individuelle Felder und Reiter erstellen
Eingabefelder, Auswahlfelder oder Datumsfelder frei definieren

Wollen Sie weitere wichtige Informationen zur Akte oder zum Beteiligten erfassen, aber in LECARE gibt es kein entsprechendes Feld dafür? Kein Problem. Mit den „Freien Feldern“ können Sie sich eine eigene neue Registerkarte zusammenstellen mit allen benötigten Feldern. Alle Felder lassen sich später auswerten und sogar in Textvorlagen integrieren.

unbegrenzte Anzahl von Registerkarten und Feldern möglich
freie Benennung der Registerkarten und Felder möglich
unterstützt werden Datums-, Eingabe-, Mehrzeilige-, Ankreuz-, Zahlen- und Auswahlfelder
Felder lassen sich auswerten und als Platzhalter in Vorlagen integrieren
auch als Pflichtfelder nutzbar
separierbar für Vorgangsakten, Personenakten, Vertragsakten und Markenakten

Bild: Eigene Aktenfelder im Baukasten-Prinzip hinzufügen

Berechtigungssystem
Zugriffsrechte, Benutzereinstellungen

LECARE verfügt über ein detailliertes Berechtigungssystem, das den sensiblen Zugriff auf bestimmte Akteninformationen oder Aktenbestände für einzelne Sachbearbeiter oder Gruppen von Sachbearbeitern steuert und regelt. Dies beinhaltet nicht nur die gezielte Zuweisung von Schreib- oder Leserechten, sondern auch das Ein- und Ausblenden bestimmter Funktionsmodule wie z.B. das Forderungs- oder Mandantenkonto.

Anlage verschiedener Aktenbestände mit eigenem Nummernkreis
Vergabe von Berechtigungen pro Benutzer auf einzelne Aktenbestände möglich
individuelle Einstellungen und Konfigurationen pro Aktenbestand möglich
individuelle Anzeige von Funktionen pro Benutzer ein- und ausblendbar
Akten innerhalb eines Bestandes "vertraulich" setzen und vor Zugriff schützen

Weitere Funktionen
Was gibt es noch?

Versenden von Akten zwischen den Aktenbeständen möglich
Nutzung des Baukastensystems für die Erstellung eigener Registerkarten
große Anmerkungsfelder vorhanden für bis zu 4000 Zeichen
Angabe eines Budgets pro Vorgang und pro Beteiligtem